« Le meilleur manager est celui qui sait trouver les talents pour faire les choses, et qui sait aussi réfréner son envie de s’en mêler pendant qu’ils le font » ~ Théodore Roosevelt
Le vrai défi des gestionnaires est la seconde partie de la citation de l’ancien président américain.
Le défi de la transition vers la gestion
Normalement, quand une personne obtient un mandat de gestion, elle a démontré son habileté à effectuer ses mandats dans les délais demandés par la direction et elle possède un certain leadership qui lui permettra de mener un groupe vers un objectif commun.
Malheureusement, plusieurs spécialistes techniques reçoivent une promotion parce qu’ils possèdent une expertise leur permettant d’accomplir une grande partie des tâches qui se retrouvent maintenant dispersées entre les membres de leur équipe.
Cependant, dans beaucoup de cas, ils possèdent peu ou pas de connaissances en gestion d’équipe.
Le grand fossé entre expertise technique et gestion d’équipe
Il y a un grand fossé entre être performant dans un domaine technique où vous avez la charge de projets et la gestion d’équipe où vous devenez en charge d’humains.
En passant dans son nouveau poste, le gestionnaire reçoit aussi le « cadeau » d’une quantité importante de responsabilités et de tâches inhérentes à sa nouvelle position. Pour plusieurs, le premier réflexe est de penser qu’il doit accomplir toutes ces tâches.
Il est vrai qu’il est responsable que chacune de ces tâches soit accomplie adéquatement, mais est-il obligé de toutes les exécuter?
Il est évident que non, car, pour un leader, essayer de tout faire soi-même peut conduire rapidement à un stress excessif et à l’épuisement. Il est donc essentiel pour le gestionnaire de déléguer des tâches à ses employés. Cela ne se fait pas sur un coup de tête et il y aura des étapes à suivre pour assurer le succès de cette démarche.
Délégation : L’art de ne pas tout faire soi-même
Premièrement, il serait important de connaître les forces et aspirations des membres de l’équipe pour bien comprendre le type de responsabilités qui pourront être déléguées.
Un des objectifs que vous recherchez lorsque vous déléguez des tâches et de donner une opportunité, pour vos employés, de développer de nouvelles compétences et d’acquérir de l’expérience.
Les succès qu’ils obtiendront lors de l’exécution des nouvelles tâches vont augmenter leur sentiment de confiance et de motivation.
Lorsque des employés se voient confier des responsabilités, ils se sentent plus impliqués et autonomes dans leur travail. Cela renforce leur engagement et leur sentiment d’appartenance à l’équipe.
Classification des Tâches
La seconde étape est d’établir la liste des tâches et responsabilités du gestionnaire dans son nouveau poste. Par la suite, il lui faudra utiliser un outil de classification afin de déterminer l’ensemble des tâches qu’il devra effectuer lui-même et qui ont une grande valeur ajoutée pour l’organisation.
L’outil lui permettra aussi de voir les tâches importantes pour atteindre le succès, mais qui ne nécessitent pas ses compétences. Un bon outil de classification est la matrice d’Eisenhower.
Pour ceux qui ne connaissent pas la matrice d’Eisenhower, en voici un exemple avec une explication de chaque cadran de la matrice.
Pour le gestionnaire, les tâches qui doivent demeurer sous sa responsabilité sont celles importantes. Il priorise celles importantes et urgentes, mais la zone de confort qu’il vise est une zone verte presque vide pour lui permettre de travailler dans la zone orange (important, mais non urgent) pour s’assurer que ces tâches sont planifiées et accomplies avant le besoin de les transférer dans la zone urgente et importante.
Si votre zone verte est trop remplie, il serait important de vous asseoir avec votre patron pour lui demander si certaines de ces tâches peuvent être retardées ou déplacées dans un autre cadrant. Tout ce qui se retrouve au bas de la matrice doit être délégué (urgent et non important) ou éliminé (non urgent et non important).
Déléguer pour réduire la charge et maximiser l’efficacité
Comme mentionné précédemment, le leader doit bien transférer les responsabilités dans son équipe et s’assurer que ses employés possèdent les compétences et les outils pour réussir les nouveaux mandats.
Bien que la tâche soit donnée à une autre personne, la responsabilité demeure du côté du gestionnaire donc il doit faire des suivis de support plus fréquent au début et plus espacé quand l’employé devient en contrôle du processus et ne fait pas ou peu d’erreurs d’exécution.
Le processus de suivi doit être expliqué aux employés pour ne pas donner l’impression de faire du micro management. De plus, si vous déléguez une tâche et que le nouveau responsable respecte les échéanciers et les standards de qualités, laissez-lui la flexibilité d’effectuer la tâche à sa manière.
Stimuler l’autonomie par la responsabilisation
Quand il viendra vous voir pour des suggestions, la première étape devrait être de lui demander ce qu’il pense être l’action à accomplir. Cela stimulera sa créativité et lui donnera le message clair que le choix du chemin pour atteindre l’objectif final lui appartient.
Si vous voyez que son plan n’est pas adéquat, priorisez les questions ouvertes pour le faire réfléchir sur le processus au lieu de lui donner les réponses. C’est la meilleure façon de bien transférer la tâche et de lui donner confiance. En plus, cela assure de vous donner une paix d’esprit, car vous aurez la conviction que la tâche est entre bonnes mains.
Une délégation efficace répartit la charge de travail, ce qui permet d’atteindre les objectifs plus rapidement et avec une meilleure qualité. Chaque membre peut se concentrer sur ce qu’il fait le mieux, améliorant ainsi la performance globale, la collaboration et la confiance mutuelle. Ces éléments favorisent une meilleure cohésion au sein de l’équipe.
Identifier et développer les talents émergents
La délégation permet aussi au gestionnaire de trouver les étoiles montantes dans son équipe et d’identifier sa relève. Ce seront des individus capables, après un certain temps de prendre en charge des tâches importantes qui se trouvait, auparavant, sous la responsabilité du gestionnaire.
La meilleure façon d’accéder à des promotions est de sécuriser vos patrons en minimisant l’impact de votre départ de l’équipe. Si les connaissances ne sont pas transférées vers un ou des employés qui prendront la relève, la direction devra se tourner vers l’externe, ce qui peut prendre un certain temps et vous empêcher d’accéder à votre nouveau poste.
Se rendre remplaçable pour progresser
Bien que le tout semble ironique pour ceux qui craignent perdre leur poste, votre but, en tant que gestionnaire, devrait être d’éliminer votre poste en créant une équipe autogérée. Ceci démontrera votre efficacité et il sera alors très facile pour vos patrons de vous donner un autre défi. Normalement, les entreprises ne se départissent pas de leurs employés efficaces.
Maîtriser l’art de la délégation pour un équilibre optimal
En résumé, devenir un expert de la délégation va vous permettre de retrouver un certain équilibre au travail et vous donner la chance de travailler sur des projets stimulants tout en vous assurant que toutes les tâches, sous votre responsabilité, sont accomplies.
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Besoin d’aide pour améliorer vos compétences de leadership ou pour instaurer une culture de leadership bienveillant? N’hésitez pas à me contacter. C’est avec plaisir que je vous écouterai et vous fournirai les outils nécessaires pour l’avenir.
N’oubliez jamais : quel impact votre humeur a-t-elle sur votre performance et votre attitude générale? Imaginez si tous vos employés ou collaborateurs étaient heureux…
Carl-Michael Tessier
Coach en développement d’équipe performante et accompagnement sur mesure
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