Déléguer sans culpabilité est une compétence clé pour survivre (et réussir) en gestion

Félicitations, vous voilà gestionnaire ! Mais à peine le titre en main, un piège bien connu vous guette : vouloir tout faire vous-même. C’est un réflexe fréquent et humain, surtout lorsqu’on veut bien faire. Pourtant, ce réflexe peut rapidement devenir un fardeau. Déléguer sans culpabilité n’est pas une faiblesse, c’est une compétence clé. Et c’est elle qui fera la différence entre un gestionnaire débordé… et un leader performant, capable de faire grandir son équipe tout en gardant le cap.

Vous devez donc apprendre à… déléguer.

Ouf…

Ceci est un mot qui peut parfois faire peur, car cela demande que vous fassiez confiance aux autres membres de votre équipe afin d’accomplir des tâches importantes.

C’est dans ces moments que la citation suivante prend tout son sens.

« Le meilleur manager est celui qui sait trouver les talents pour faire les choses, et qui sait aussi réfréner son envie de s’en mêler pendant qu’ils le font » ~ Théodore Roosevelt

Commencer par connaître les membres de votre équipe

La première étape, avant de commencer à déléguer, serait de connaître les forces et aspirations des membres de l’équipe pour bien comprendre le type de responsabilités qui pourront être déléguées et à qui.

Ceci s’accomplit à l’aide de discussions avec ceux-ci et par des questions comme celles-ci :

• Quels types de responsabilités ou de projets aimerais-tu assumer à moyen et long terme dans ton parcours professionnel?
• Y a-t-il des compétences que tu aimerais développer ou renforcer pour avancer dans ta carrière?
• Quand tu te projettes dans l’avenir, quel type de poste ou de rôle aimerais-tu occuper dans l’organisation (ou ailleurs)?

Pour éviter des réponses comme : je ne sais pas, il pourrait être bénéfique d’informer les personnes que ces trois questions seront posées et de se préparer à y répondre en y réfléchissant avant la rencontre.

Ce que la délégation apporte à votre équipe

Un des objectifs que vous recherchez lorsque vous déléguez des tâches et de donner une opportunité, pour vos employés, de grandir, de développer de nouvelles compétences, de gagner en autonomie et d’acquérir de l’expérience afin de se préparer à assumer de plus grandes responsabilités.

Un autre objectif et d’augmenter la motivation et l’engagement des employés. Lorsque vous donnez des responsabilités supplémentaires aux membres de votre équipe, vous démontrez de la confiance et de la reconnaissance envers ceux-ci ce qui va renforcer leur implication et leur sentiment d’appartenance.

Les succès qu’ils obtiendront lors de l’exécution des nouvelles tâches vont augmenter leur sentiment de confiance et de motivation.

En responsabilisant tous ses employés avec ce qui sera délégué, l’équipe devient alors plus agile, plus efficace et mieux préparée à faire face aux imprévus.

Mais pour vous, la première raison pour apprendre à déléguer est le besoin de vous libérer du temps pour des tâches stratégiques. En déléguant les responsabilités opérationnelles, vous pouvez vous concentrer sur votre vision, la planification, l’innovation et les projets à forte valeur ajoutée.

Réussir à bien déléguer va aussi réduire la pression sur vos épaules et diminuer les risques d’épuisement professionnel car la charge de travail est mieux répartie entre les membres de l’équipe. Ceci vous permettra de préserver votre énergie et assurera le maintien de votre efficacité.

Classification des Tâches

La seconde étape est d’établir votre liste de tâches et responsabilités dans votre nouveau poste. Par la suite, il faudra utiliser un outil de classification afin de déterminer l’ensemble des tâches que vous devrez effectuer vous-même et qui ont une grande valeur ajoutée pour l’organisation.

L’outil permettra aussi de voir les tâches importantes pour atteindre le succès, mais qui ne nécessitent pas ses compétences. Un bon outil de classification est la matrice d’Eisenhower.

Pour ceux qui ne connaissent pas la matrice d’Eisenhower, en voici un exemple avec une explication de chaque cadran de la matrice.

Les tâches qui doivent demeurer sous votre responsabilité sont celles importantes. Vous priorisez celles importantes et urgentes, mais la zone de confort est lorsque cette partie de la matrice est presque vide pour permettre de travailler dans la zone de planification (important, mais non urgent). Le but est de prendre le temps de s’assurer que ces tâches soient planifiées et accomplies avant l’arrivée du moment où il faut les transférer dans la zone urgente et importante.

Si votre zone urgent et important est trop remplie, il serait important de vous asseoir avec votre patron pour lui demander si certaines de ces tâches peuvent être retardées ou déplacées dans un autre cadrant. Tout ce qui se retrouve à la gauche de la matrice doit être délégué (urgent et non important) ou éliminé (non urgent et non important).

Déléguer pour réduire la charge et maximiser l’efficacité

Comme mentionné précédemment, le leader doit bien transférer les responsabilités dans son équipe et s’assurer que ses employés possèdent les compétences et les outils pour réussir les nouveaux mandats.

Bien que la tâche soit donnée à une autre personne, la responsabilité demeure du côté du gestionnaire donc il doit faire des suivis de support plus fréquent au début et plus espacé quand l’employé devient en contrôle du processus et ne fait pas ou peu d’erreurs d’exécution.

Le processus de suivi doit être expliqué aux employés pour ne pas donner l’impression de faire du micro-management. De plus, si vous déléguez une tâche et que le nouveau responsable respecte les échéanciers et les standards de qualités, laissez-lui la flexibilité d’effectuer la tâche à sa manière.

Stimuler l’autonomie par la responsabilisation

Quand il viendra vous voir pour des suggestions, la première étape devrait être de lui demander ce qu’il pense être l’action à accomplir. Cela stimulera sa créativité et lui donnera le message clair que le choix du chemin pour atteindre l’objectif final lui appartient.

Si vous voyez que son plan n’est pas adéquat, priorisez les questions ouvertes pour le faire réfléchir sur le processus au lieu de lui donner les réponses. C’est la meilleure façon de bien transférer la tâche et de lui donner confiance. En plus, cela assure de vous donner une paix d’esprit, car vous aurez la conviction que la tâche est entre bonnes mains.

Une délégation efficace répartit la charge de travail, ce qui permet d’atteindre les objectifs plus rapidement et avec une meilleure qualité. Chaque membre peut se concentrer sur ce qu’il fait le mieux, améliorant ainsi la performance globale, la collaboration et la confiance mutuelle. Ces éléments favorisent une meilleure cohésion au sein de l’équipe.

Identifier et développer les talents émergents

La délégation permet aussi au gestionnaire de trouver les étoiles montantes dans son équipe et d’identifier sa relève. Ce seront des individus capables, après un certain temps de prendre en charge des tâches importantes qui se trouvait, auparavant, sous la responsabilité du gestionnaire.

La meilleure façon d’accéder à des promotions est de sécuriser vos patrons en minimisant l’impact de votre départ de l’équipe. Si les connaissances ne sont pas transférées vers un ou des employés qui prendront la relève, la direction devra se tourner vers l’externe, ce qui peut prendre un certain temps et vous empêcher d’accéder à votre nouveau poste.

Se rendre remplaçable pour progresser

Bien que le tout semble ironique pour ceux qui craignent perdre leur poste, votre but, en tant que gestionnaire, devrait être d’éliminer votre poste en créant une équipe autogérée.

Ceci démontrera votre efficacité et il sera alors très facile pour vos patrons de vous donner un autre défi. Normalement, les entreprises ne se départissent pas de leurs employés efficaces.

Maîtriser l’art de la délégation pour un équilibre optimal

En résumé, devenir un expert de la délégation va vous permettre de retrouver un certain équilibre au travail et vous donner la chance de travailler sur des projets stimulants tout en vous assurant que toutes les tâches, sous votre responsabilité, sont accomplies.